Rezerwacja jazd online: kursant sam zapisuje się na jazdy

Skąd bierze się telefon do 22:00

W wielu szkołach zapisy na jazdy wyglądają tak samo. Kursant pisze SMS-a z pytaniem o wolny termin, biuro sprawdza zeszyt albo arkusz, odpisuje, kursant zmienia zdanie, ktoś inny pyta o ten sam termin. Do tego dochodzą odwołania godzinę przed jazdą, o których instruktor dowiaduje się już na miejscu.

Samo przeniesienie tego do formularza nie wystarczy, bo problemem są zasady, nie telefon. Zapisy na jazdy działają dopiero wtedy, gdy system zna limity szkoły, dostępność instruktorów i obłożenie aut, i nie pozwala zarezerwować czegoś, czego nie da się zrealizować.

Jak kursant sam rezerwuje jazdy

Kursant otwiera aplikację w przeglądarce na telefonie. Nic nie instaluje ze sklepu. W zakładce rezerwacji widzi kalendarz z dniami, w których są wolne terminy, wybiera dzień i wolną godzinę, i zapisuje się jednym kliknięciem. Zarezerwowany termin znika z puli, więc dwóch kursantów nie zapisze się na to samo miejsce, a jedno auto nie trafi do dwóch jazd naraz.

Kursant widzi terminy zgodne z zasadami Twojej szkoły. Jeśli biuro przypisało go do jednego instruktora, zobaczy tylko jego wolne godziny. Jeśli nie, widzi terminy wszystkich instruktorów. Miasto jazd wynika ze zgody biura na jazdy w mieście egzaminacyjnym zapisanej w karcie kursanta, więc kursant nie wybierze miejsca, w którym nie powinien jeździć.

• wolne godziny wszystkich instruktorów albo, jeśli szkoła tak pracuje, tylko swojego
• jazdy w mieście bazy szkoły albo w mieście egzaminu, zgodnie ze zgodą w karcie kursanta
• zajęty termin znika z kalendarza w chwili rezerwacji
• niedziela jest dniem, który umawia instruktor, kursant nie zajmie go sam
• pakiety i wyjazdy do WORD w tej samej aplikacji, osobno od jazd w mieście

Limity, okno rezerwacji i zasady szkoły

Kursant, który zapisuje się sam, potrafi zająć cały tydzień instruktora albo zarezerwować jazdy na pół roku naprzód. Dlatego szkoła ma własne zasady: limit jazd w ciągu dnia, limit w ciągu tygodnia i okno rezerwacji, czyli na ile dni naprzód kursant widzi terminy. Domyślnie okno wynosi 11 dni. Wartości ustawiamy dla Twojej szkoły przy wdrożeniu i zmieniamy na Twoją prośbę.

Gdy kursant dojdzie do limitu, aplikacja mówi mu wprost, dlaczego nie może zarezerwować kolejnej jazdy. Po udanej rezerwacji limit dnia jest tylko informacją, nie błędem. Długość jazd, pakiety i limity ustawiamy razem z Tobą przy wdrożeniu, żeby odpowiadały temu, jak pracuje Twoja szkoła.

Odwoływanie jazd i godziny, które przepadają

Odwołania to najczęstszy powód nerwów w biurze, bo pusty termin w grafiku kosztuje instruktora i auto. W Swój Instruktor kursant odwołuje jazdę sam do 18:00 dnia poprzedniego. Zwolniony termin wraca do kalendarza, więc ktoś inny może go zająć.

Po tym terminie kursant nadal może odwołać jazdę, ale aplikacja najpierw ostrzega go, że tych godzin już nie odpracuje, i prosi o potwierdzenie. Termin wraca do puli wolnych, a godziny z odwołanej jazdy wpisują się kursantowi dopiero po dacie jazdy, jako godziny doświadczenia, których nie wyjeździł. Jeśli wróci na ten sam termin, wpis znika i godziny liczą się z samej jazdy. Jazdy, która już się zaczęła, kursant sam nie odwoła, zostaje kontakt z biurem.

Termin 18:00 dnia poprzedniego jest taki sam dla wszystkich kursantów, a kursant zna konsekwencje przed kliknięciem, nie po fakcie.

Przypomnienia SMS przed jazdą

Wieczorem dzień przed jazdą kursant dostaje SMS z terminem. To odpowiada na pytanie, które dziś trafia do biura: o której ja mam jutro jazdę. Przypomnienie wysyła się samo, bez pracy biura.

Jeśli to biuro odwoła jazdę albo wyjazd w ciągu najbliższych 48 godzin, kursant z włączonymi SMS-ami dostaje o tym krótką wiadomość. Awaria bramki SMS nie cofa odwołania.

Co widzi biuro, a co instruktor

Rezerwacje kursantów trafiają do jednego grafiku. Właściciel lub biuro otwiera plan każdego instruktora i obłożenie aut godzina po godzinie, widzi historię jazd z dowolnego okresu i może ją wyeksportować do PDF. Biuro nadal może samo wpisać kursanta w termin, na przykład gdy ktoś woli zadzwonić, i odwołać jazdę, gdy auto trafi do serwisu.

Instruktor w telefonie widzi plan dnia i kalendarz miesiąca. Dostępność ustawia sam, bez dzwonienia do biura, a kursanci rezerwują tylko to, co on otworzył. Zmiana planu nie wymaga już telefonów do kursantów, żeby sprawdzić, kto się zapisał.

• grafik instruktorów i obłożenie aut w jednym miejscu
• karta kursanta z godzinami: wyjeżdżonymi i zaplanowanymi
• ręczne wpisanie kursanta w termin i odwołanie jazdy przez biuro
• plan dnia i miesiąca w telefonie instruktora

Od czego zacząć

Wdrożenie robimy za Ciebie. Na rozmowie spisujemy, jak dziś pracuje szkoła, potem ustawiamy instruktorów, auta, miasta i zasady. Obecnych kursantów dodajemy po numerze telefonu, a każdy dostaje SMS z kodem do logowania. Pierwszy miesiąc kosztuje 0 zł, abonament to 200 zł miesięcznie plus 50 zł za każdego instruktora, kwoty bez VAT. Rezerwacja jazd jest w abonamencie razem z pozostałymi funkcjami.

Najczęstsze pytania