Grafik instruktorów i obłożenie aut w szkole jazdy

Dlaczego grafik w zeszycie przestaje wystarczać

Dopóki w szkole jeździ dwóch instruktorów, grafik da się trzymać w głowie. Przy pięciu zaczynają się telefony: kto ma jutro okno, którym autem jedzie Marek, czy czwórka jest wolna w czwartek po szesnastej. Każda taka odpowiedź kosztuje biuro kilka minut i opiera się na czyjejś pamięci.

Drugi problem to źródło prawdy. Instruktor zmienia plany, mówi o tym biuru ustnie, a biuro zapomina przenieść to do arkusza. Kursant dostaje termin, którego instruktor już nie ma. Swój Instruktor usuwa pośrednika: godziny wpisuje ten, kto faktycznie jeździ, a reszta systemu liczy się z tego, co zostało wpisane.

Dostępność instruktora ustawiana bez dzwonienia do biura

Każdy instruktor ma w aplikacji planer dostępności. Zaznacza dni w kalendarzu i wpisuje zakresy godzin od–do, a w jednym dniu może ich być kilka, na przykład rano i po południu. Jazdy mieszczą się w dniu od 6:00 do 22:00, a koniec zakresu ustawia się co 30 minut. Aplikacja nie przyjmie godzin spoza tej doby.

Powtarzalny układ tygodnia instruktor zapisuje jako szablon i wpisuje nim kolejne okresy jednym kliknięciem. Aplikacja pokazuje, które szablony pasują do zaznaczonych dni. Biuro może założyć wspólny szablon szkoły, który zakłada i usuwa tylko ono. Dzięki temu nowy instruktor nie zaczyna od pustego kalendarza.

Godziny wpisane przez instruktora stają się wolnymi terminami w kalendarzu kursantów. Zmiana ułożenia tygodnia to kilka kliknięć w telefonie, a nie rozmowa z biurem.

• zakresy godzin w kilku oknach jednego dnia
• szablony tygodnia osobiste i wspólne dla szkoły
• jedna doba jazd, 6:00 do 22:00, bez godzin spoza niej

Plan instruktora: miesiąc, dzień i wolne okna

Widok instruktora to kalendarz miesiąca i plan wybranego dnia. Instruktor widzi swoje jazdy po kolei, a między nimi wolne okna z godziną i czasem trwania, więc wie, ile ma przerwy do następnego kursanta. Dzień bez jazd jest oznaczony jako wolny.

Aplikacja działa w przeglądarce telefonu i ma jasny oraz ciemny motyw, więc plan da się sprawdzić w aucie rano i wieczorem. Instruktor widzi też listę swoich kursantów z postępem i godzinami każdego z nich.

Biuro ma ten sam widok dla dowolnego instruktora: wybiera go z listy i otwiera jego plan oraz dostępność. Z tego samego miejsca dodaje nowego instruktora i od razu wystawia mu godziny. W niedzielę kursanci sami nie rezerwują, więc wolne godziny wypełnia kursantami instruktor albo biuro.

Obłożenie aut godzina po godzinie

Obłożenie aut to osobny widok dla biura. Układa się w linię czasu: jeden wiersz na auto, jedna kolumna na godzinę wybranego dnia. Od razu widać, które auto jedzie, które ma wolne okna, a które stoi cały dzień. Przy aucie jest status, na przykład jazda trwająca do określonej godziny, liczba godzin w grafiku albo wolny cały dzień.

Każda jazda ma przypisane auto, a to samo auto nie może być zarezerwowane dwa razy w tej samej godzinie. Konflikt, który w zeszycie wychodzi dopiero rano na placu, tutaj nie powstaje. Instruktor może mieć stałe auto, które aplikacja podpowiada przy układaniu jazd.

Nazwa auta otwiera jego kartę z danymi technicznymi, papierami i notatkami biura. Kończące się ubezpieczenie OC i przegląd techniczny pokazują się jako alerty na pulpicie biura, zanim zrobi się z tego problem na drodze.

• wiersz na auto i kolumna na godzinę, dzień po dniu
• status auta: w trasie, godziny w grafiku albo wolny cały dzień
• karta auta z papierami i notatkami, alerty o OC i przeglądzie

Auto się zepsuło: przeniesienie grafiku jednym oknem

Gdy auto jest niesprawne, biuro nie przepisuje jazd ręcznie. W oknie przeniesienia wybiera zakres, czyli do konkretnego dnia albo do odwołania, oraz auto docelowe. Aplikacja najpierw pokazuje plan przeniesienia z podsumowaniem, a dopiero potem biuro go zatwierdza.

Terminy, które już się zaczęły, zostają bez zmian. Można też wybrać opcję automatyczną, wtedy aplikacja sama dobiera auto. Auto o nieodpowiedniej skrzyni nie jest proponowane kursantowi, który na nim jeździć nie może.

Grafik a rezerwacje kursantów

Grafik nie jest osobnym narzędziem dla biura. Kursant rezerwuje jazdę w kalendarzu wolnych godzin wszystkich instruktorów, a zwolniony przy odwołaniu termin wraca do tego kalendarza. Wieczorem dzień przed jazdą kursant dostaje przypomnienie SMS.

Więcej o samych zapisach znajdziesz na stronie o rezerwacji jazd online. Z grafiku korzystają też wyjazdy zbiorcze do WORD, gdzie obsada instruktorów i aut jest układana z tych samych zasobów.

Najczęstsze pytania